Jak napisać list motywacyjny
List motywacyjny jest szansą na zaciekawienie pracodawcy naszą osobą oraz kwalifikacjami, profesjonalizmem, ale po części również naszą osobowością. Należy więc sformułować go tak, aby przekonać pracodawcę, że warto zaprosić jego autora na spotkanie. W treści listu warto wyjaśnić, dlaczego aplikujemy na dane stanowisko, dlaczego właśnie u tego konkretnego pracodawcy, w tej konkretnej branży itp. Pamiętajmy jednak, że o tym czy dostaniemy pracę i tak zadecyduje przebieg rozmowy kwalifikacyjnej.
List motywacyjny powinien być zwięzły i przejrzysty - napisany czcionką, którą się dobrze czyta. Powinien zawierać odstępy pomiędzy poruszanymi tematami (akapitami) i nie przekraczać długości jednej strony formatu A4.
Ważne jest, aby nie powtarzać w nim informacji zawartych w CV, tylko je pogłębiać i uzupełniać. Błędem niewybaczalnym, który z góry przekreśla szanse na spotkanie, są błędy stylistyczne i ortograficzne.
Znacznie łatwiej czyta się list napisany na komputerze, niż napisany odręcznie. Odstępstwem od tego jest napisanie listu motywacyjnego odręcznie na wyraźną prośbą pracodawcy.
Bardzo ważne jest to, aby dokument zawierał nazwę i adres pracodawcy, a zwłaszcza numer referencyjny podany w ogłoszeniu oraz nazwę stanowiska, na które aplikujemy. Dobrze jest także napisać, gdzie znaleźliśmy ogłoszenie, na które odpowiadamy.
Typowa struktura listu motywacyjnego
1. Nagłówek.
Tutaj wpisz:
swoje imię i nazwisko,
numer telefonu,
adres e-mail.
Jeśli znasz imię i nazwisko osoby, do której list ma trafić - również je wpisz w nagłówku.
2. Pierwszy akapit.
Powinieneś w nim odpowiedzieć na następujące pytania:
w jakim celu piszesz?
gdzie dowiedziałeś się o ofercie? (np. z portalu internetowego lub gazety - wówczas podaj datę wydania),
jaki jest numer referencyjny ogłoszenia? ? niektóre firmy rekrutują jednocześnie wiele osób na różne stanowiska - numer referencyjny pomaga im prawidłowo posegregować otrzymane aplikacje.
3. Drugi akapit:
wytłumacz adresatowi, dlaczego właśnie Ty nadajesz się na to na stanowisko,
wspomnij o swoich zaletach, ale nie powtarzaj tego, co już napisałeś w CV. (jeśli podałeś w nim, że byłeś asystentem projektu Y, tutaj możesz dodać, że dzięki tej pracy zdobyłeś nowe umiejętności (wymień, jakie), nauczyłeś się pracy w zespole itp.). Możesz zaznaczyć, że szczegółowe informacje na ten temat zawarte zostały w twoim CV,
napisz też o swoich doświadczeniach. Wspomnij np. że w czasie studiów często przygotowywałeś prezentacje, umiesz więc biegle posługiwać się programem PowerPoint i nie boisz się występów przed licznym audytorium. Wybór godnych wymienienia "zalet" zależy oczywiście od tego, na jakie stanowisko aplikujesz.
4. Trzeci akapit:
wytłumacz, co Cię motywuje do pracy w tej firmie. Warto pamiętać, że samo stwierdzenie, iż motywacją są "możliwości rozwoju" i "praca w prestiżowej firmie", to za mało. Potrzebne są konkrety! Napisz, dlaczego interesuje Cię dana branża, dlaczego chcesz pracować akurat w tym dziale itp. Jest to szczególnie ważne, gdy z Twojego wykształcenia nie wynika, że to miejsce pracy jest stworzone dla Ciebie. Pamiętaj jednak, by o korzyściach dla pracodawcy wynikających z Twojego zatrudnienia napisać jedno zdanie, a o własnych korzyściach z otrzymania pracy kilku akapitów. Zadbaj o równowagę ? przekonaj pracodawcę, że będzie miał z zatrudnienia Ciebie co najmniej tyle samo korzyści, ile Ty z podjęcia pracy u niego. Układ musi opłacać się obu stronom.
Na zakończenie listu możesz napisać, że z przyjemnością zaprezentujesz się podczas rozmowy kwalifikacyjnej (interview). Nie powinno to być jednak zbyt natarczywe. To pracodawca ma podjąć decyzję o spotkaniu, a nie Ty.
5. Podpis
Nie zapomnij o nim. Jeśli aplikację wysyłasz faksem lub tradycyjną pocztą, musi być to podpis odręczny. Do listu zwykle dołącza się również klauzulę o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji. Przepisy nie regulują wprawdzie, czy ma to być przy liście, czy przy CV. Z reguły jednak życiorys jest dłuższy i nie ma już miejsca na dopisanie klauzuli. Jeśli nie zmieści się również w liście ? trzeba dołączyć to oświadczenie na osobnej kartce, bądź w kolejnym załączniku.
6. Zdjęcie
Duże emocje wśród kandydatów do pracy budzi konieczność przysłania zdjęcia. Niektórzy pracodawcy oczekują tego od każdego kandydata, inni tylko od tych, którzy będą pełnić funkcje reprezentacyjne.
Kandydaci, często nawet znając zasady przygotowywania życiorysu czy listu motywacyjnego, popełniają elementarne błędy przyjmując, że najważniejsze jest wyróżnienie się w jakiś oryginalny sposób spośród setek innych chętnych. Liczą, że pracodawca czy osoba rekrutująca, doceni pomysłowość i oryginalność kandydata i zaprosi go do kolejnego etapu selekcji.
Wiadomo, że są zawody, w których kreatywność, pomysłowość czy oryginalność liczą się najbardziej. W niektórych przypadkach życiorys napisany według najlepszych wzorów może okazać się wręcz niewskazany. Ale takich sytuacji jest niewiele, jeżeli już są, to dotyczą najczęściej pracy dziennikarza, copywritera czy grafika. W pozostałych przypadkach kandydaci powinni trzymać się obowiązującego kanonu (formy, bo treść im bogatsza, ciekawsza i bardziej odpowiadająca potrzebom pracodawcy, tym lepsza). Na pracodawcach żadnego wrażenia nie robią życiorysy czy listy na kolorowym papierze, szlaczki bądź kwiatki. Jednak kandydaci szczególnie folgują swojej wyobraźni przy okazji wysyłania zdjęć. Pracodawcy oczekują zwykle "legitymacyjnych", z których można wywnioskować, jak kandydat wygląda. Z kolei kandydaci starając pokazać się od jak najlepszej strony, wysyłają fotki bardziej oryginalne. Nikogo już nie dziwi foto z psem czy z rodziną, albo zrobione w strojach kąpielowych na plaży, nad jeziorem, czy przy zachodzącym słońcu.
7. Wysyłanie aplikacji
Podstawowa zasada - jeśli wysyłasz bardzo dużo aplikacji zawsze notuj sobie do jakiej firmy, kiedy i na jakie stanowisko aplikowałeś. Ważna sprawa to adres mailowy: imię.nazwisko@domena.pl wygląda on o wiele lepiej niż np.kochanie@buziaczek.pl.
Przed wysłaniem aplikacji przeczytaj uważnie ogłoszenie i dostosuj się do poleceń pracodawcy: Jeśli prosi nas o wysłanie CV i listu motywacyjnego z zaznaczeniem numeru referencyjnego - należy go zaznaczyć. Jeśli pracodawca nie prosi nas o list i CV w języku angielskim - nie załączajmy wersji w tym języku.
Pamiętaj, że tytuł pliku, w którym zapiszesz CV i LM jest widoczny również dla rekrutera- także nazwij je więc odpowiednio. Najlepsza nazwa to: imię.nazwisko.cv.doc Wygląda to wiele lepiej, niż np.cvstare.piotrka.nazwa innej firmy.doc
8. Treść wiadomości e-mail
Zachowaj formę grzecznościową, czyli pamiętaj o podstawowych zwrotach grzecznościowych typu "Szanowni Państwo", "Z poważaniem". Możesz zaznaczyć, gdzie znalazłeś ogłoszenie oraz, że w załączniku przesyłasz wymagane dokumenty (pamiętaj, by nie zapomnieć je załączyć), i najważniejsze - podpisz się.
Tekst pochodzi ze strony
Biuletyn Informacji Publicznej